Mejores presentaciones

Posted on abril 21, 2016 por Rodrigo Guardia D.

La característica delatora por excelencia del mal presentador es una diapositiva llena de texto, que lee de la proyección mientras da la espalda a su público, con la camisa por fuera. Evite hacer usted ese papel, siguiendo las recomendaciones en pasos claros de esta entrada.

Lo mejor que les puedo compartir es un consejo que viene del mundo del cine, alguien dijo:

Toma lo segundo mejor que tienes y lo pones de primero y lo mejor lo dejas para el final.

El mensaje

Se identifican tres criterios principales según los que el público evalúa a un presentador y su mensaje, que se preguntan si es: i. ético, ii. lógico y iii. simpático. Es decir, se preguntan si el mensaje es armónico con los valores del público, si se sustenta lógicamente y se ve como algo viable de realizar y tercero, muy importante si el público se identifica con el orador, éstos criterios de la antigüedad clásica Griega, son aún vigentes en la era del proyector digital, el Power Point, Keynote y Flash.

Para hacer una buena presentación, lo primero es saber bien lo que se quiere decir y evaluar el mensaje ante estos criterios.

La presentación es un medio similar al cine, es decir, hay una secuencia de imágenes a través de la cual transmitir un guión, apoyado también en la comunicación de lenguaje hablado. Imagine de este modo su presentación. Examine el material gráfico y las ideas que quiere transmitir y desarrolle el power point como un ‘storyboard’ afine la secuencia de ideas de modo que el expectador las pueda internalizar también.

Se ha dicho que nunca se aprende tan completamente una cosa como cuando a uno la enseña y esto es muy claro considerando que no se puede transmitir, lo que no se entiende. Por lo tanto la presentación no debe verse como un producto que elaborar en si, sino después de haber elaborado un trabajo, guión o mensaje a comunicar. Ésto me parece que es el error más común que veo en los estudiantes y, con mucho menos frecuencia, en el mundo profesional.

Si le toca hacer una presentación sobre un trabajo que inicia y sobre el que no ha investigado o escrito ya algún material, comience por hacer esto: colectar las fuentes de información de las que se pueda valer, leer algunas referencias aplicables al caso y hacer un archivo con las distintas imágenes que tiene a disposición. Luego haga un ‘outline‘ o resumen de los puntos principales que desea comunicar (éste punto es clave) conserve el outline y desarrolle los puntos, puede trabajar primero la secuencia de imágenes y complementarlas con los fragmentos de texto medulares (muy breves). O hacer primero un guión de presentación en texto, con los puntos que quiere decir, o trabajar ambos documentos de forma paralela.

Imágenes

A menudo me sorprendo cuando veo un presentador con una diapositiva llena de texto. Y he repetido muchas veces una de las primeras cosas que se lee en los textos sobre como ser un mejor presentador:

Las diapositivas son un medio para compartir imágenes.

Ésto aplica cualquiera que sea el programa, aunque haga las imágenes sueltas y las presente secuencialmente.

El texto debe ser poco y en formato grande, legible a la última persona de la sala, utilizarse para reforzar el mensaje principal, con un tamaño mínimo de unos 20 puntos. Garr Reynolds ha dicho en su famoso libro Presentation Zen que si usted está buscando usar texto más chico para poner en su diapositiva, es porque no se sabe la presentación. Utilize las dispositivas para que le recuerden los puntos que va a decir, no como una batería de lectura. Puede imprimir el texto y leerlo varias veces, si conoce a conciencia su presentación podrá dejarlo en la silla mientras presenta e improvisar. Leer el texto de corrido le quita dinámica y personalidad, es decir le hace perder puntos en ese componente de identificación con el público. Puede apoyarse para listas largas o pasajes citados que requieren un mensaje muy preciso.

Es importante considerar también que en términos generales, más de 25 imágenes satura la memoria visual de su público. Hay presentadores buenos que cautivan al público y usan muchísimas más imágenes, pero hay mucha pérdida de retención del mensaje. Por aún, usted puede quedar atrapado haciendo una presentación demasiado detallada que cada diapositiva, extenderse demasiado y causar la denominada «muerte por Power Point» que el movimiento Pecha Kucha ha buscado evitar con su formato 20×20 de 20 imágenes y 20 segundos para cada una, que resulta en una presentación de un poco menos de 7 minutos.

Lo bueno si es breve es dos veces bueno. Ver referencias sobre Pecha Kucha al final de ésta entrada. Si de verdad quieres afinar tus habilidades de presentación voluntarízate a hacer una.

Estilo

Se ha dicho que abrir con un chiste es excelente para motivar al público a escuchar sus palabras. Sin embargo utilizar un tono de voz sincero y lenguaje propio, sin más tecnicismos de los necesarios, mientras que se hace una presentación clara y entendible también tiene un efecto muy bueno y no se arriesga a tener una reacción muda ante un chiste, lo que logra un efecto contrario a lo deseado.

El medio

4×3 vs. 16×9

El 16 x 9 es el formato del cine y últimamente viene por defecto en el power point. Tenga en mente el espacio en el que va a proyectar, la mayoría de las pantallas usadas hoy en día son 4×3, si usa otra proporción estaría desperdiciando espacio de la pantalla. En cambio si es una pequeña sala de reuniones con un televisor, entonces 16×9 es el formato perfecto.

Composición

Considere la composición, paleta de color y tipografía de sus presentaciones. Puede elaborarlas del todo en programas gráficos sin depender del programa final. Aunque algunos elementos, particularmente los animados pueden ser puestos o resaltados en el programa final.

Uno de los expertos más destacados en temas de comunicación audio visual y que ha escrito, particularmente sobre presentaciones proyectadas es Edward Tufte, quien incita a tomar control y no dejar que los programas determinen como se presenta la información. Su página web y libros están llenos de información de mucha utilidad.

En particular, sobre tipografía, la película Helvética es uno de los recursos más eficientes para aprender lo básico sobre éste elemento del diseño. El espaciado de caractéres es un área de diseño también.

La tipografía reflleja el carácter de la presentación, al ser más formal, se asocian los tipos de letras serif y para proyectar sencillez y modernidad las san serif, no verás un banco hacer una presentación con comic sans u otras letras sencillas, ni verás un diseñador gráfico casarse solo con las que vienen por defecto en el programa. No utilices más de dos tipos de letras ni combines dos fuentes san serif en la misma presentación. Utiliza una jerarquía de tamaños de texto establecida para Títulos de dos o tres niveles y texto de párrafo. Puedes introducir variantes para citas o énfasis, pero en general para presentaciones no muy extensas no necesitarás muchos tipos distintos de texto.

Sobre la paleta de colores existen también buenos instructivos. Los colores también determinan el tono de la presentación, los colores fríos dan la sensación de tranquilidad mientras que colores más cálidos pueden dar énfasis o hasta alerta. Es importante tener claro cual será la estrategia de uso del color. Un fondo de color blanco o negro puede ser mejor que un fondo de plantilla de office, al permitir resaltar su contenido. Muchas veces lo más sencillo es mejor.

Utilice la regla de los tercios, la simetría u otras técnicas de manera similar a como compone una perspectiva, solo que incluye texto. Sobre éste tema se puede referir a ésta entrada también. y a este interesante instructivo:.

O éste

5 Composition Trics to Make Your Slides Look Great from Èspresso1882 Australia

Equipamiento

Conozca el proyector, así sea suyo, de su lugar de trabajo, universidad o del salón donde lo han invitado. Los menús son muy similares en general y tienen la misma lógica de un televisor. A veces unos pocos ajustes de contraste pueden hacer toda la diferencia para transmitir el mensaje, sobre todo en presentaciones de planos de arquitectura, mapas o diagramas en que hay una paleta de color selecta que puede reñir con la configuración.

El tamaño de la imagen lo determina la distancia del proyector a la pared, el enfoque es escencial, no dude en pedir que se ajuste o hacerlo usted mismo. También el que el proyector esté paralelo a la pared es importante, usted no diseñó una presentación trapezoidal y no quiere presentarla de esa manera.

Un dato muy práctico es que en sistema Windows, la combinación de tecla Windows (tecla con el logo de Windows) y ‘P’ abren el menú para conectar al proyector. La opción de Duplicar normalmente es la correcta o la de extender escritorio. Asegurando que la ‘vista del presentador’ quede en el equipo portatil y no en la pantalla.

Los dispositivos ‘presentadores’ que avanzan diapositivas a control remoto y tienen puntero laser, son muy útiles sobre todo mientras se va ganando experiencia y confianza. Su costo no es prohibitivo y no se requieren los modelos avanzados, por lo menos para un presentador eventual. Las marcas Logitec y Kensington me han funcionado bien.

Cuando sea posible haga una prueba de proyección. La calidad de color varía mucho, los modelos recientes, particularmente los LED tienen excelente calidad, pero un proyector viejito puede perjudicar la calidad de sus imágenes.

Oficio

Es recomendable llegar temprano para dejar los archivos instalados y corriendo bien, para evitar perder tiempo de su presentación haciendo ésto. Al estar temprano puede coordinar que le apaguen las luces que están cerca de la pantalla y hasta ajustar persianas si es necesario en un salón con mucha luz natural.

Llegar con margen también le dará tiempo para llegar y organizar sus ideas de manera serena y conocer personas, que luego estarán en el público y le darán retroalimentación positiva al haber establecido una conexión previa. Ésto, además de vestir de modo adecuado al evento y que le haga sentir confianza, lo ayudarán a tener una presentación exitosa.

Proceso

Si es Lunes, y tiene que preparar una prentación para el Viernes, a la que puede dedicar el tiempo que desee, más le rinde dedicarle dos o tres horas por día durante tres o cuatro días, que ocho horas en un día, particularmente si es el día antes. De esa manera su mente piensa en la presentación en los espacios intermedios y se da un proceso de desarrollo y maduración de ideas.

Si tiene dos pantallas, o una grande en su espacio de trabajo, esto ayuda a tener abierta en una los repositorios de imágenes o el guión de ideas y en otra la presentación.

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Las siguientes seis entradas corresponden a guías sobre como mejorar aspectos de los planos de presentación, dibujos tridimensionales o perspectivas, presentaciones proyectadas, maquetas de urbanismo, redacción de memorias de proyecto y más. En escencia siguen el patrón de un breve curso de instrumentos y conceptos para la representación arquitectónica. Cada entrada, a su vez, vincula a otras referencias donde se explican particularmente bien algunos temas particulares.

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